Gizlilik Politikası ve KVKK Aydınlatma Metni

Bu metin; Autovena'nın hangi kişisel verileri, hangi amaçlarla ve hangi hukuki sebeplerle işlediğini, kimlerle paylaştığını ve haklarınızı açıklar. 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) kapsamındaki aydınlatma yükümlülüğünü ve Avrupa Birliği Genel Veri Koruma Tüzüğü'nün (GDPR) şeffaflık gerekliliklerini karşılamak üzere hazırlanmıştır.

1. Veri sorumlusu

Autovena ("Autovena", "biz"); app.autovena.com adresindeki her modern tarayıcıda çalışan web uygulaması, telefon ve tabletler için mobil uygulamalar, api.autovena.com adresindeki arka uç servisi ve bu web sitesinden oluşan bir oto servis yönetim yazılımı sunar.

Bu politikaya veya kişisel verilerinize ilişkin sorularınız için [email protected] adresinden bize ulaşabilirsiniz. Gizlilik başvurularınızı bu adresten yanıtlıyoruz.

2. Politikanın kapsamı

Bu politika aşağıdaki kanallar üzerinden işlenen kişisel verilere uygulanır:

• Autovena web sitesi ile deneme ve demo talep formları;
• servisler ve çalışanları tarafından kullanılan Autovena web uygulaması;
• telefon ve tabletlerde Autovena mobil uygulamaları;
• Autovena arka uç servisi ve destekleyici altyapı;
• destek kanalları ve bizimle yapılan e-posta yazışmaları.

Autovena üzerinden ulaştığınız üçüncü taraf site ve hizmetler bu politikanın kapsamı dışındadır; onların kendi gizlilik politikaları geçerlidir.

3. Rolümüz: veri sorumlusu ve veri işleyen

Autovena bir işletme yazılımıdır. İki farklı ilişki söz konusudur ve hukuki rolümüz bunlara göre değişir:

Veri sorumlusu olduğumuz haller

Autovena aboneliği bulunan servis işletmelerinin ve bu işletmelerin oluşturduğu kullanıcıların hesap ve kullanım verileri bakımından veri sorumlusuyuz. Örneğin adınız, e-posta adresiniz, rolünüz ve oturum kayıtlarınız. Bu verilerin hizmeti sunmak, güvenliğini sağlamak ve destek vermek için nasıl kullanılacağına biz karar veririz.

Veri işleyen olduğumuz haller

Bir servis işletmesinin kendi işini yürütmek için Autovena'ya girdiği operasyonel kayıtlar — müşterileri, bu müşterilerin araçları, iş emirleri, faturaları ve stok kayıtları — bakımından veri işleyeniz. Bu verilerin veri sorumlusu ilgili servis işletmesidir; neyin gireceğine ve ne kadar saklanacağına o karar verir. Biz bu verileri yalnızca hizmeti sunmak için ve işletmenin talimatları doğrultusunda işleriz.

Autovena kullanan bir servisin müşterisiyseniz ve verilerinize erişmek veya sildirmek istiyorsanız, lütfen doğrudan ilgili servis işletmesine başvurun. Talebinizi yanıtlamaları için onlara destek oluruz.

4. İşlenen kişisel veriler

4.1 Hesap ve profil verileri

• Ad soyad, e-posta adresi, telefon numarası ve kullanıcı adı
• Parola — yalnızca bcrypt ile özetlenmiş (hash) biçimde saklanır; parolanızı saklamayız ve göremeyiz
• Yüklediğiniz takdirde profil fotoğrafı
• Rol ve yetkiler (Sahip, Yönetici, Müdür, Teknisyen gibi), hesap durumu ve dil tercihi
• İşletme adı, ülke, para birimi, saat dilimi ve belgelerde kullanılan vergi bilgileri

4.2 Servis kullanıcılarının girdiği operasyonel kayıtlar

İşletmelerin veri sorumlusu sıfatıyla girdiği kayıtlar:

• Müşteri kayıtları: ad soyad, telefon, e-posta, adres ve vergi bilgileri
• Araç kayıtları: plaka, şasi numarası (VIN), marka, model, model yılı ve kilometre
• İş emirleri, servis girişleri, servis notları, atanan teknisyen ve iş durumu
• Randevular ve bakım hatırlatmaları
• Faturalar, ödemeler ve cari hesap bakiyeleri
• Stok: parçalar, stok hareketleri, depo konumları, tedarikçiler, satın alma siparişleri ve mal kabul kayıtları
• Araç sahibinden iş onayı istendiğinde oluşan müşteri onay kayıtları

4.3 Görseller ve taramalar

• Kamerayla çektiğiniz veya galerinizden seçtiğiniz araç ruhsatı fotoğrafları
• Taradığınız QR kodları ve barkodlar, örneğin stok etiketleri

Bu görsellere tam olarak ne olduğu için 6. bölüme bakınız.

4.4 Teknik ve güvenlik verileri

• IP adresi, cihaz türü, işletim sistemi ve tarayıcı bilgisi
• Web oturumları, mobil oturumlar ve cihaz tanımlayıcıları dahil oturum kayıtları
• Hangi kullanıcının ne zaman hangi işlemi yaptığını gösteren denetim (audit) kayıtları
• Bir hata oluştuğunda üretilen hata ve tanılama kayıtları

4.5 Destek ve iletişim verileri

• Destek talepleri, mesajları ve ekleri
• E-posta veya web formları üzerinden ilettiğiniz mesajlar, deneme ve demo talepleri dahil

5. İşleme amaçları ve hukuki sebepler

Kişisel verileri yalnızca bir hukuki sebebe dayanarak işleriz. Aşağıdaki tabloda KVKK madde 5 kapsamındaki sebepler ile GDPR karşılıkları birlikte gösterilmiştir.

Meşru menfaate dayandığımız hallerde gizliliğiniz üzerindeki etkiyi değerlendirir ve işlemeyi bununla sınırlı tutarız. Bu işlemeye itiraz edebilirsiniz — 16. bölüme bakınız.

6. Kamera, fotoğraflar ve tarama

Autovena mobil uygulaması kamera erişimini ve isteğe bağlı olarak galeri erişimini yalnızca burada açıklanan tarama özellikleri için ister. Kameraya arka planda hiçbir zaman erişilmez; görseller reklam, profilleme veya yapay zekâ modeli eğitimi için kullanılmaz.

6.1 QR kodları ve barkodlar

Bir QR kodu veya barkodu — örneğin stok etiketini — taradığınızda tanıma işlemi tamamen cihazınızda, Google ML Kit ile yapılır. Kamera görüntüsü sunucularımıza yüklenmez ve hiçbir üçüncü tarafa gönderilmez. Uygulama yalnızca çözümlenen değeri, örneğin stok kodunu kullanır.

6.2 Araç ruhsatı tarama

Araç bilgilerini otomatik doldurmak için bir ruhsat fotoğrafı çeker veya galerinizden seçerseniz:

• görsel, şifreli bir bağlantı üzerinden Autovena servisine yüklenir;
• metin çıkarma sağlayıcımız OpenAI'a gönderilir ve okuduğu alanları — plaka, şasi numarası, marka, model ve belgede yer alıyorsa ruhsat sahibinin adı — döndürür;
• yüklenen görsel, işlem başarılı olsun ya da olmasın, çıkarma işlemi biter bitmez sunucularımızdan silinir. Fotoğrafın bir kopyasını saklamayız;
• çıkarılan alanlar kontrol etmeniz için size gösterilir ve yalnızca araç kaydını kaydetmeyi seçerseniz saklanır.

Ruhsat belgeleri araç sahibinin kişisel bilgilerini içerebildiğinden, yalnızca işlemeye yetkili olduğunuz belgeleri tarayınız.

6.3 Fotoğraf galerisi

Galeri erişimi verirseniz yalnızca seçtiğiniz görseller bize ulaşır. Galerinizi tarayamayız.

7. VIN ve araç sorgulama

Bir aracı şasi numarasıyla sorguladığınızda; marka, model, motor ve kasa tipi gibi teknik özellikleri getirmek için yalnızca VIN bilgisini — sizinle veya müşterinizle ilgili başka hiçbir kişisel veriyi göndermeden — harici araç veri tabanlarına iletiriz:

• Amerika Birleşik Devletleri Ulusal Karayolu Trafik Güvenliği İdaresi (NHTSA) tarafından işletilen kamuya açık vPIC veri tabanı;
• ticari bir VIN sorgulama servisi olan API Ninjas.

Sonuçlar önbelleğe alınır; böylece aynı VIN için tekrarlanan sorgular yeniden gönderilmez.

8. Kimlik doğrulama ve cihaz güvenliği

Sisteme e-posta adresi ve parola ile giriş yaparsınız. Parolalar yalnızca bcrypt özeti olarak saklanır.

• Web oturumları zorunlu, şifreli ve HttpOnly bir oturum çerezi kullanır. Oturumlar 8 saat işlem yapılmadığında ve toplamda 7 gün sonunda; "oturumum açık kalsın" seçilirse 30 gün sonunda sona erer.
• Mobil oturumlar cihazın güvenli deposunda — iOS Keychain veya Android Keystore — tutulan belirteçler kullanır.
• Biyometrik kilit (Face ID, Touch ID veya Android biyometrisi) isteğe bağlıdır. Doğrulama cihazınızın işletim sistemi tarafından yapılır; Autovena yalnızca başarılı/başarısız sonucunu alır. Parmak izi veya yüz verinizi hiçbir zaman almaz, görmez ve saklamayız.

9. Anlık bildirimler

Anlık bildirimler Autovena uygulamasının mevcut sürümünde etkin değildir. Cihaz bildirim belirteci kaydetmiyoruz; bize veya herhangi bir üçüncü taraf mesajlaşma servisine bildirim verisi gönderilmiyor.

İleride anlık bildirimleri devreye alırsak, bunlar isteğe bağlı olacak ve cihazınızda izin vermenizi gerektirecektir. Bu gerçekleşmeden önce bu politikayı ve uygulama mağazası veri beyanlarımızı güncelleriz.

10. Çerezler ve benzeri teknolojiler

Yalnızca zorunlu çerezler kullanıyoruz. Web sitemizde ve uygulamamızda reklam, izleme veya profilleme çerezi bulunmaz.

• Web uygulamasında oturumunuzu açık tutan oturum çerezi. HttpOnly, Secure ve SameSite=Lax olduğundan betikler tarafından okunamaz ve başka sitelerden gönderilmez.

Bu yasal sayfaların dili, tarayıcınızın dil ayarına göre otomatik seçilir. Bu işlem sayfa talep edilirken sunucumuzda gerçekleşir; cihazınızda hiçbir şey saklanmaz.

Ayrıntılar Çerez Politikamızda yer alır.

11. Analitik ve reklam

12. Hizmet sağlayıcılar ve aktarım

Kişisel verileri yalnızca hizmeti işletmek için ihtiyaç duyduğumuz sağlayıcılarla ve gereken ölçüde paylaşırız. Bu sağlayıcılar yazılı veri koruma şartları altında, talimatlarımız doğrultusunda hareket eder.

Kişisel veriler ayrıca hukuki, mali ve teknik danışmanlara; kanunen zorunlu olduğu hallerde yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile mahkemelere aktarılabilir.

13. Yurt dışına aktarım

Verileriniz Avrupa Birliği'nde barındırılır. Yukarıda listelenen sağlayıcıların bir kısmı Amerika Birleşik Devletleri'nde bulunduğundan, ilgili özelliklerin kullanılması verilerin AB/AEA dışına ve Türkiye dışına aktarılması anlamına gelir.

Bu aktarımlarda Avrupa Komisyonu'nun Standart Sözleşme Hükümleri veya geçerli diğer aktarım mekanizmalarına, ayrıca iletimde şifreleme gibi teknik tedbirlere dayanırız. Türkiye'den yapılan aktarımlarda KVKK'nın 9. maddesinde öngörülen mekanizmalar uygulanır.

14. Saklama süreleri

• Hesap verileri hesabınız aktif olduğu sürece ve uyuşmazlıklar ile hukuki talepler için makul bir süre daha saklanır.
• Operasyonel kayıtlar servis işletmesi sistemde tuttuğu sürece saklanır. Neyin ne zaman silineceğine işletme karar verir.
• Yüklenen ruhsat görselleri metin çıkarma işlemi biter bitmez silinir.
• Oturum kayıtları en geç 8. bölümde belirtilen süreler sonunda kendiliğinden sona erer.
• Denetim ve hata kayıtları güvenlik ve sorun giderme amacıyla sınırlı bir süre tutulur, ardından silinir.
• Fatura ve muhasebe kayıtları vergi ve ticaret mevzuatının öngördüğü süreler boyunca saklanır.

Saklama süresi dolduğunda veriler silinir, yok edilir veya geri döndürülemez biçimde anonim hale getirilir.

15. Veri güvenliği

• Cihazınız ile sunucularımız arasındaki tüm trafik TLS ile şifrelenir.
• Parolalar yalnızca bcrypt özeti olarak saklanır.
• Mobil kimlik bilgileri cihazın güvenli deposunda (iOS Keychain, Android Keystore) tutulur.
• Her işletmenin verisi diğer işletmelerden yalıtılmıştır; işletme içindeki erişim kullanıcı rolüyle sınırlandırılır.
• Yönetimsel işlemler denetim kayıtlarına yazılır.
• Veri tabanları düzenli olarak yedeklenir.

Hiçbir sistem tümüyle güvenli olamaz; ancak verilerinizi uygun teknik ve idari tedbirlerle korumak için çalışırız. Haklarınız açısından risk doğurabilecek bir veri ihlali yaşanırsa yetkili kurumu ve gereken hallerde sizi bilgilendiririz.

16. İlgili kişi hakları

KVKK'nın 11. maddesi ve GDPR kapsamında kişisel verilerinizle ilgili aşağıdaki haklara sahipsiniz:

• Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme ve işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme
• İşleme amacını ve verilerin amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme
• Yurt içinde veya yurt dışında verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme
• Eksik veya yanlış işlenmiş verilerin düzeltilmesini isteme
• Mevzuatta öngörülen şartlar çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini isteme
• Düzeltme, silme veya yok etme işlemlerinin verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme
• İşlemenin kısıtlanmasını isteme ve meşru menfaate dayalı işlemeye itiraz etme
• Verilerinizi yapılandırılmış ve makine tarafından okunabilir bir formatta alma (veri taşınabilirliği)
• Açık rızaya dayalı işlemede rızanızı dilediğiniz zaman geri alma
• Münhasıran otomatik sistemlerle analiz edilmesi sonucu aleyhinize bir sonuç çıkmasına itiraz etme — Autovena bu nitelikte otomatik karar vermez
• Kanuna aykırı işleme sebebiyle zarara uğramanız halinde zararın giderilmesini talep etme

Bu haklarınızı kullanmak için [email protected] adresine yazabilirsiniz. Başvurunuzu en geç 30 gün içinde yanıtlarız. Verilerin yanlış kişiye açıklanmaması için kimliğinizi doğrulamaya yönelik ek bilgi isteyebiliriz.

Yanıtımızdan memnun kalmazsanız Kişisel Verileri Koruma Kurumu'na şikâyette bulunabilirsiniz. Avrupa Birliği'nde ise yaşadığınız veya çalıştığınız ülkenin veri koruma otoritesine başvurabilirsiniz.

17. Hesabınızı ve verilerinizi silme

Autovena hesabınızın ve ilgili verilerin silinmesini dilediğiniz zaman talep edebilirsiniz. Ayrıntılı adımlar, nelerin silineceği ve süreç Hesap Silme sayfamızda açıklanmıştır.

18. Çocukların gizliliği

Autovena, servis işletmeleri ve çalışanlarına yönelik bir işletme yazılımıdır. Çocuklara yönelik değildir ve 16 yaşından küçüklerden bilerek kişisel veri toplamayız. Bir çocuğun bize kişisel veri verdiğini düşünüyorsanız bizimle iletişime geçin, veriyi sileriz.

19. Politika değişiklikleri

Ürünümüz, hizmet sağlayıcılarımız veya mevzuat değiştiğinde bu politikayı güncelleyebiliriz. Sayfanın başındaki "son güncelleme" tarihi her zaman yürürlükteki sürümü gösterir. Bir değişiklik kişisel verilerinizin kullanımını esaslı biçimde etkiliyorsa, yürürlüğe girmeden önce uygulama içinde veya e-posta ile sizi bilgilendiririz.

20. İletişim

Gizlilikle ilgili her türlü soru ve talebiniz için [email protected] adresine yazabilirsiniz. Ayrıca Kullanım Koşulları, Çerez Politikası ve Hesap Silme sayfalarımızı inceleyebilirsiniz.